Comment organiser une remise de diplômes ?

Une cérémonie de remise de diplômes est un évènement fondateur, un moment incontournable dans une vie.

Les diplômés sont enfin récompensés du travail souvent intense de leur cursus académique et les parents de leur engagement dans la réussite de leur enfant. Quant à l’école ou l’université, elle valorise son image auprès des étudiants et des entreprises tout en asseyant son prestige et sa notoriété en France et à l’international.

Par conséquent, une cérémonie de remise de diplômes ne s’improvise pas. Pour l’organiser, il ne faut pas laisser les choses au hasard. Étape par étape, voici quelques conseils pour organiser une remise de diplômes dont tout le monde repartira avec des étoiles dans les yeux et des rêves plein la tête.

Etape 1 : Trouver la bonne date

Semaine ou week-end ? Le choix de la date de la cérémonie de remise de diplômes est importante car elle peut avoir un impact sur le taux de présence. 

Si, par exemple, la majorité des diplômés viennent d’une autre ville (ou pays), leurs parents peuvent avoir des difficultés à se rendre à la cérémonie en semaine. De même, si le BDE souhaite organiser une soirée dansante après, il est préférable d’organiser la cérémonie le vendredi.

En revanche, les lundi et mardi peuvent représenter de bonnes opportunités car ce sont des jours de relâche pour un grand nombre de lieux culturels.

Etape 2 : Déterminer le nombre de personnes

Si, par exemple, le nombre de diplômés est de 300, il faut prévoir au moins le triple d’invités, soit 900 personnes, si on se base sur 2 accompagnants par diplômés. Dans le cas de trois ou quatres accompagnants, il faut donc prévoir respectivement 1200 et 1500 personnes. 

Dans le décompte, il faut aussi prendre en compte l’équipe administrative et pédagogique.

Parce que des diplômés peuvent, par exemple, être partis à l’étranger, ne sont pas impliqués dans la vie de l’école ou ont un empêchement, il faut également prévoir des désistements qui peuvent aller jusqu’à 20 à 30% du total dans le pire des cas.

Etape 3 : Bloquer la salle

Une fois le nombre d’invités établi et quelques dates sélectionnées, il faut trouver une salle, avec un maître mot : anticiper. Quant il s’agit de trouver une salle à Paris, une cérémonie de remise de diplômes est en effet toujours en concurrence avec des dizaines de spectacles, concerts et pièces. Si la remise de diplômes compte plus de 1000 invités, il est nécessaire d’avoir en tête que plus la salle est grande, plus elle est rare. Il est donc primordial de réserver le plus tôt possible.

Une fois la salle bloquée, il faut alors envoyer un “save-the-date”, une invitation pour optimiser le taux de présence.

Etape 4 : Préparer le déroulé de la cérémonie

En fonction de la salle choisie, il s’agit ensuite d’écrire le scénario de la cérémonie, avec son générique de début et de fin, ses scènes et ses moments forts, ses dialogues et ses acteurs et actrices, mais également son ton et ses grandes thématiques. 

A cette étape, il est donc important de se poser toutes les bonnes questions. 

Pour l’introduction, quelle animation pour faire patienter les invités ? Faut-il faire appel à un groupe de musique ? Un diaporama de photo est-il projeté ? Créé-t-on des animations musicales et visuelles ? Une entrée solennelle est-elle prévue ? 

Puis pour les discours, qui prendra la parole en premier ? Le directeur ou un animateur ? Un journaliste peut-être ? Faut-il faire intervenir un parrain et/ou un grand témoin ? Si oui, quelles personnalités seraient intéressantes et disponibles ? Et dans quel ordre les fait-on intervenir ? 

Enfin pour la remise de diplômes, fait-on parler le ou la major de promotion ? Et fait-on monter sur scène l’ensemble des étudiants ? Si oui, comment rythme-t-on les montées sur scène pour éviter d’être trop monotone et redondant ? Utilise-t-on, par exemple, un groupe de musique, de danseurs et danseuses, un humoriste, des vidéos témoignages ou du direct ?

Etape 5 : Préparer la logistique

Lorsque les grandes lignes du déroulé de la cérémonie sont fixées, il faut s’attaquer à définir la logistique de l’évènement. Cela inclut notamment les flux de personnes (les entrées, les sorties, le placement etc.), la sécurité, l'émargement, la distribution des toges et des toques, mais aussi les aspects techniques de projection, de lumières, etc.

Etape 6 : Engager les prestataires

Une fois les déroulés éditoriaux et logistiques définis, il est temps de recruter les prestataires. Selon les besoins, il peut s’agir de régisseurs, de décorateurs, d’agent de sécurité, d’hôtesses d’accueil, d’un traiteur, de traducteurs (si les parents de diplômés étrangers sont nombreux), d’un réalisateur (si la cérémonie est filmée), de photographes, d’un community manager (pour la live-tweeter par exemple), d’un prestataire technique de live-stream (si la cérémonie est retransmise à l’international) et un prestataire pour le suivi des invitations et présence etc.

Tableau d’honneur, fort de ses vingt ans d’expérience dans l’organisation de remises de diplômes, vous accompagne à toutes les étapes pour que votre cérémonie soit un jour que vos étudiants n’oublient jamais.